Att leda distansteam kan vara knepigt. Ditt team kommer inte att ha sin chef i samma rum med dem för att ge vägledning och hålla anställda ansvariga. Som chef måste du se till att ditt team är motiverat och dedikerat, och att de kan hantera sin arbetsbelastning effektivt.
Den här artikeln ger tips om hur du leder ett distansteam så att teamet kan blomstra och leverera de många fördelarna med att arbeta på distans, både för din organisation och dess distansanställda.
1: Förstå utmaningarna
Att förbli engagerad och fokuserad kan vara en utmaning för distansanställda. När du leder fjärr- och virtuella team bör du vara försiktig med dessa utmaningar och hur de kan påverka prestanda. Du måste ta itu med hinder som bristen på personlig övervakning, dålig tillgång till information, olika karaktär av distraktioner i hemmet och den sociala isoleringen som kan vara så skadlig för mental hälsa.
2: Skapa tydliga förväntningar
När du leder digitala team måste du ställa tydliga förväntningar och dessa bör baseras på enskilda medarbetares förmågor och förmågor. Diskutera dessa förväntningar med medarbetaren så att de förstår vad som förväntas och hur deras bidrag gör skillnad.
3: Fokusera på resultat, inte aktivitet
Använd din kunskap om ditt team och fokusera på de resultat som varje medlem uppnår. Att arbeta hemifrån bör ge fördelar för teammedlemmarna också. Dessa inkluderar att kunna strukturera sin dag för att förbättra balansen mellan arbete och privatliv – detta kommer inte att hända om du mäter produktionen med tiden vid ett skrivbord.
4: Kommunicera tidigt och ofta
Kommunikation är nyckeln till effektiv att leda på distans. När man leder ett team på distans är det avgörande. Ditt team kan inte ta några sekunder med dig som de vill, för att förtydliga instruktioner eller för att komma med idéer. Därför är det chefens ansvar att kommunicera tidigt och ofta, att ställa frågor för att kvalificera förståelsen och att tillåta teammedlemmar att ta upp frågor och bekymmer. Teammöten och dagliga incheckningar bör finnas på varje chefs dagliga att göra-lista.
5: Använd tekniken effektivt
Teknik kan hjälpa dig och ditt team att samarbeta mer effektivt och bli mer produktiva. Rätt teknik kan hjälpa dig att driva projekt framåt och arbeta närmare. Du måste välja rätt verktyg för att uppnå dina mål, men du måste också se till att ditt team förstår hur man använder dessa verktyg på rätt sätt. Detta inkluderar att sätta policyer, praxis och protokoll, samt diskutera datasekretess och se till att teammedlemmar är seriösa när det gäller cybersäkerhet.
6: Hantera anställdas förväntningar på sin chef
Det är viktigt att sätta tydliga förväntningar på din ledarstil med dina anställda. Ju mer du anpassar deras förväntningar till ditt sätt att arbeta, desto lättare blir det att hantera dem. Det finns många sätt att göra detta på, men ett av de mest effektiva är att förstå hur ledarskapsstilar gäller för distanshantering. Detta kommer att göra det lättare för dig att sätta förväntningar som är anpassade till ditt ledarskap.
7: Styr inte, agera mentor
Det är avgörande för ledare för avlägsna team att fokusera på inneboende motivation. De behöver kunna ge arbete som hjälper till att utveckla sina medarbetare inom områden som de trivs med, samt ge utmanande arbetsuppgifter som inspirerar. Chefer måste också ha en coachande mentalitet för att leda distansarbetare, för att vägleda snarare än instruera och för att inspirera till autonomt beslutsfattande i en kultur av innovation och skapande.
Varför du ska arbeta med distansteam
Även om det kan verka skrämmande att leda ett avlägset team, kommer det faktiskt att vara bra för ditt företag!
Varför? Att arbeta med externa team kommer att hjälpa dig att dra nytta av massor av olika sätt som:
1. Team på distans kan bli mer produktiva
Fjärrteam har ofta högre produktivitetsnivåer, tack vare flexibiliteten som erbjuds av distansarbete!
Distansanställda kan:
- Spara tid och energi på deras dagliga pendling
- Undvik distraktioner och påfrestningar från en traditionell kontorsmiljö
- Arbeta under icke-traditionella timmar när de känner sig som mest produktiva
På så sätt får distansarbetare mer energi och kan skapa sina idealiska arbetsmiljöer för att fokusera bättre och slutföra mer arbete på kortare tid.
2. Du kan anställa topptalanger var som helst
Traditionellt kunde de flesta team bara anställa talanger från sina städer eller områden i närheten.
Det gjorde att man var platsbegränsad när det gällde talang. Visst, du kan hitta några bra kandidater i din stad, men de kan vara för dyra. Andra, inte så begåvade som du skulle vilja. Hur som helst, du har ganska mycket fastnat för vad som finns tillgängligt där. Detta kan leda till att du anställer en anställd som kanske inte passar bäst.
Lyckligtvis är det inte så längre.
Arbetsarrangemang på distans gör att du kan anställa de mest lämpliga kandidaterna från hela världen.
Detta innebär att hitta medarbetare som passar bäst inte bara när det gäller kompetenser utan också:
- Teametos och moral
- Kommunikationsstilar
- Företagets mål och uppdrag
3. Du kan hantera kunder från hela världen
Med en avlägsen arbetsstyrka kan du enkelt tillgodose kunder i alla delar av världen, 24/7!
Hur?
Eftersom ditt team inte behöver vara på samma fysiska plats kan teammedlemmar från olika tidszoner hantera klienter i sina respektive tidszoner.
Detta låter dig:
- Svara snabbt på kunder och kunder när som helst
- Håll enkelt långa diskussioner med dem utan tidszonkrockar
- Ge kunderna lokal uppmärksamhet – även om ditt företag inte är baserat i deras land
Hur hjälper detta?
Med kortare svarstider och mer kundinteraktion kommer du att kunna tillgodose fler kunder och hålla dem nöjda.
Upprätta spelregler för kommunikation
Effektiv kommunikation är hörnstenen i alla framgångsrika team.
Men för teamkommunikation på distans är grundreglerna inte bara användbara – de är viktiga.
Varför?
Eftersom du inte delar samma fysiska plats kan grundregler för kommunikation hjälpa ditt fjärrteam att hålla sig uppdaterade genom att fastställa:
- Hur teamet håller kontakten
- När de kan nå ut till teammedlemmar
- Hur ofta de behöver kommunicera
Så vilken typ av kommunikationsregler ska du sätta upp?
Här är några viktiga regler att använda:
Definiera tydligt syftet med varje kommunikationssätt
Detta hjälper dig att effektivisera konversationer och gör dem lättare att gå igenom.
Använd till exempel videokonferensplattformar för teammöten varje vecka och snabbmeddelandeverktyg som Slack för brådskande meddelanden.
Definiera vanliga tillgänglighetstider och gör dessa obligatoriska.
Team som arbetar över olika tidszoner kan använda vanliga tillgänglighetstimmar för samarbete i realtid.
Till exempel, om de vanliga tillgänglighetstiderna är 10:00 till 12:00 GMT, måste alla teammedlemmar – över hela världen – vara online och tillgängliga under denna period.
Men betyder det inte att externa team inte är så flexibla som alla säger att de är?
Det behöver inte betyda det!
Bortsett från dessa få vanliga timmar kan dina fjärranställda fortfarande hantera resten av sina arbetsdagar enligt deras föredragna scheman.
Genom att sätta upp några av dessa grundregler ger du definition och klarhet i ditt ramverk för fjärrkommunikation.
Använd en mängd olika kommunikationsverktyg
Att använda bra kommunikations- och samarbetsverktyg är avgörande för att leda på distans.
Det finns trots allt inget sätt att prata med fjärranställda personligen, eller hur?
Det är frestande att hålla sig till e-postmeddelanden för kommunikation. E-postmeddelanden saknar dock de flesta funktionerna och effektiviteten hos dagens projektlednings- och fjärrkommunikationsverktyg.
Ha frekventa individuella samtal med ditt team
När du leder externa team är det viktigt att hålla sig på samma sida som dina fjärranställda.
Det kan du göra genom att genomföra regelbundna en-till-en-incheckningar med dina anställda!
Upprätta dessa incheckningar som ett sätt för dina anställda att prata om eventuella hinder eller problem de möter.
Var öppen och förståelse för vad dina distansarbetare har att säga och ge alla råd eller stöd du kan.
Hur hjälper detta?
Genom att bygga förtroende med din distansarbetare stärker du kommunikationen och får dem att känna sig värdefulla!
Att skapa en ärlig och öppen arbetsmiljö motiverar inte bara dina avlägsna team, utan kan också förbättra samarbetet mellan teammedlemmar.
Uppmuntra socialisering för att stärka teamkänslan
För distansarbetare kan isolering ha en enorm inverkan på produktivitet och motivation.
Detta är ett ännu större problem under karantänen eftersom de redan hanterar mycket stress!
De flesta kontorsanställda som har gått över till distansarbete för första gången är inte vana vid noll social kontakt. Detta kan göra effektivt fjärrarbete svårare för dem.
För att ta itu med detta problem är det viktigt för fjärransvariga att uppmuntra social interaktion mellan teammedlemmar.
Kommer det att ta för mycket ansträngning och tid?
Det behöver inte!
Faktum är att det kan vara så enkelt att uppmuntra social interaktion som att ta några minuter innan teammöten för en avslappnad konversation. Kom ikapp med alla, diskutera Netflix-program och utforska delade intressen.
För speciella tillfällen kan du till och med vara värd för virtuella fester genom att få mat levererad till varje avlägsen teammedlem under ett videosamtal!
Lyssna på och stötta dina medarbetare
Att lyssna är en av de starkaste mjuka färdigheterna du kan utveckla som teamledare – speciellt om du leder fjärrteam.
Varför? Eftersom du inte arbetar på en delad arbetsplats är det svårare att bedöma hur anställda mår.
Anpassar de sig bra? Går allt bra?
Eller har de det svårt? Hur kan du i det här fallet förbättra situationen för dem?
För en virtuell teamchef är det viktigt att ställa dessa frågor.
Se till att samtalet handlar om deras problem eller bekymmer och inte dina.
Förutom att demonstrera support, kan du genom att lyssna på ditt fjärrteam känna igen de viktigaste hindren för produktivitet och samarbete.
Genom att hantera dessa hinder kan du enkelt förbättra teamarbetet samtidigt som du skapar en hälsosammare och stödjande arbetsmiljö.
Bygg förtroende och undvik mikrohantering
Många teamledare tenderar att ”micro managear” sina anställda.
Hur ofta tar du en promenad och kollar dina anställdas skärmar?
Hur många gånger ber du om framstegsrapporter för de enklaste uppgifterna?
Nu är detta inte alltid en dålig sak – men för att leda fjärrteam kan mikrohantering vara svårt och bekymrande för inte bara dig, utan även ditt fjärrteam.
Eftersom du inte längre har lätt tillgång till dina anställda kan du känna dig nervös eller ur djupet under beslutsfattandet. Detta kan leda dig till att noggrant mikrohantera varje aspekt av ditt virtuella team på distans.
Men bristen på oberoende och förtroende kan lätt demotivera ditt avlägsna team genom att få dem att känna sig undervärderade.
Så vad kan du göra åt det?
Bygg förtroende.
Visa empati med dina distansarbetare och försök att kliva in i deras skor.
Inse värdet av deras oberoende och hur mycket stöd de verkligen behöver.
När du börjar lita på dina anställda kommer du att finna det lättare att koppla av och fokusera på andra uppgifter.
Att visa förtroende för ditt team validerar också deras arbete och motiverar dem att göra bättre ifrån sig.
Använd bara fjärrprojekthanteringsverktyg som ClickUp och Wrike.
De låter dig hålla reda på ditt teams arbete utan att vara påträngande.
Dessa verktyg låter dig:
- Tilldela uppgifter
- Kontrollera status för en uppgift
- Kontrollera projektets framsteg genom Gantt-diagram och mer
- Ha samtal om uppgifter
- Och mer!
På så sätt kan du enkelt övervaka allt utan att behöva mikromanagera dina anställda.
