Projektledning är handlingen att planera, organisera och leda ett projekt för att uppnå ett fördefinierat mål eller resultat. Alla typer av företag är beroende av projekt för att uppnå många av sina kortsiktiga och långsiktiga mål, eftersom projekt är hur saker blir gjorda.
Vilka typer av projekt organisationer genomför beror på flera saker, inklusive deras strategiska mål och branschen. Till exempel kan en projektledare för en reklambyrå övervaka en marknadsföringskampanj online, medan flera projektledare i ett hälso- och sjukvårdssystem kan vara inblandade i att uppgradera programvara.
I dagens snabba professionella landskap är projektledning ett viktigt affärsverktyg för organisationer av alla storlekar och branscher. Men det blev inte ett verkligt yrke förrän på 1950-talet, när en våg av stora och komplexa projekt skapade en efterfrågan på nya tillvägagångssätt för projektledning som ökade effektiviteten och effektiviteten. Även om begreppet projektledning alltid har praktiserats, gjordes det informellt fram till mitten av 1900-talet.
Vad är ett projekt?
Ett projekt är ett åtagande som genomförs i syfte att åstadkomma ett eller flera av följande:
- Att nå ett mål
- Att uppnå ett resultat
- Skapa en leverans
Med andra ord, ett projekt är en uppsättning uppgifter eller aktiviteter som genomförs för att uppnå specifika, förutbestämda resultat. Utöver det är projekt tänkta att vara tillfälliga ansträngningar, inte återkommande aktiviteter. De bör ha en tidslinje med ett definierat start- och slutdatum, samt en omfattning och resurser som allokeras till projektet. Projekt kan vara stora eller små, komplexa eller enkla. De kan ta år att slutföra, eller så kan de vara klara inom några dagar efter kickoff.
Om projektledning är en jonglering, måste en projektledare alltid hålla dessa tre bollar i luften: timing, omfattning och resurser.
Eftersom projekt inte är avsedda att vara rutinoperationer är det vanligt att team är tvärfunktionella.
Människor som samarbetar i ett projekt kanske inte har någon tidigare erfarenhet av att arbeta tillsammans, och vissa individer kan till och med vara externa medarbetare från andra organisationer. Med fler organisationer som tar till sig fjärrsamarbete och distribuerat samarbete, består fler team av människor över flera geografiska områden som håller kontakten genom programvara för samverkande projektledning.
Organisationer inleder många typer av projekt, beroende på deras bransch(er). Till exempel:
- Utveckling av ett nytt läkemedel för ett läkemedelsföretag
- Öppnar en ny butik för en återförsäljare
- Expansion av försäljningsprogram till ett nytt geografiskt område för en tillverkare
En av de strategiskt viktigaste typerna av projekt för ett växande antal företag är utveckling av mjukvara, vare sig det är för internt bruk för att förbättra processer eller för kommersiell försäljning för att generera intäkter.
Tänk också på vilken inverkan digital transformation har på en organisations projekt. En Deloitte-undersökning visade att budgetarna för digital transformation beräknas öka år efter år. Covid-19-pandemin fick företag att investera ännu mer i digital infrastruktur för att ta emot samarbete på distans och distribuerat samarbete, vilket ytterligare ökar den strategiska betydelsen av IT-projektledning.
Det enda praktiskt taget alla projekt behöver för att bli framgångsrika är att de måste hanteras sakkunnigt för att leverera resultat i tid inom budget.
Det är förstås därför som projektledarrollen är så kritisk.
Vad är en projektledare?
Projektledaren organiserar, driver planering och genomför initiativ som hjälper organisationen att uppnå önskade resultat. Medan professionella projektledare ofta har certifieringar inom olika områden av projektledning, är det inte nödvändigt. Vem som helst kan vara projektledare genom att helt enkelt:
- Planera hur man når ett mål eller mål
- Bygga ett team för att utföra uppgifterna inom ett projekt
- Arbetar för att säkerställa att resultatet nås inom den överenskomna tidsramen
Sanningen är att alla är projektledare vid något tillfälle, oavsett om de övervakar en komplex operation eller bara tar ansvar för en liten gruppaktivitet.
Ungefär två av tre projektledare har inte projektledningscertifieringar.
De är tillfälliga projektledare som planerar och genomför projekt, trots att de inte har en formell bakgrund inom området.
Aspirerande (eller oavsiktliga) projektledare som är intresserade av att bli certifierade tar ett prov som Project Management Professional (PMP)-provet. Dessa prov bedömer kunskap om projektledning och om den professionella kan tillämpa den kunskapen när han planerar och genomför ett projekt.
Enligt PMI bör en effektiv projektledare ha en stark förståelse för de 10 kunskapsområdena nedan när han hanterar projekt:
Integration: Hur ett projekt passar in i den större organisationsbilden
Omfattning: Hur man skapar en förvaltningsplan som definierar och kontrollerar omfattningen av ett projekt, så att en projektledare och projektteamet håller på med uppgiften
Tid: Hantera flera tidslinjer och scheman på ett sätt som minimerar förseningar som kan undergräva ett projekts framgång
Kostnad: Planera och upprätthålla en budget under hela projektets varaktighet, med syftet att minimera onödiga utgifter och uppnå en optimal ROI
Kvalitet: Genomförande av kvalitetskontrollåtgärder som säkerställer samma kvalitetsnivå i alla projekt
Upphandling: Hur man sömlöst integrerar och integrerar externa medarbetare i projekt
Mänskliga resurser: Förstå teamdynamik, styrkor och svagheter hos individer och hur man använder team så effektivt som möjligt
Kommunikation: Upprätthålla en öppen kanal för kommunikation mellan team och projektintressenter så att alla är med
Riskhantering: Hur man identifierar projektrisker och löser problem som kan spåra ur ett projekt från att nå framgång
Intressenthantering: Identifiera behoven och ansvaret för de olika intressenterna som är involverade i ett projekt för att säkerställa att alla alltid får relevant information
Komponenter i projektledning
Som tidigare nämnts är projekten avsedda att vara av tillfällig karaktär. Detta gör projekt annorlunda än vardagliga affärsaktiviteter där människor inom samma avdelning arbetar mot ett gemensamt mål eller mål.
Det är sällan man hittar fasta team som arbetar med projekt. Ofta består de av individer från olika bakgrunder och med olika färdigheter.
När gruppmedlemmar väljs ut för projekt, väljs de vanligtvis ut på grund av det unika utbudet av färdigheter de tillför bordet. Som sådan är bra lagarbete och samarbete avgörande för att driva ett framgångsrikt projekt.
Varför används formell projektledning?
Projektledning är inriktad på att hantera produktionen av leveranser som skapar positiv förändring för organisationen. Detta kräver strategisk planering: Definiera det strategiska värdet av projektet, uppskatta erforderliga resurser och utveckla en begränsad spann för att slutföra strävan.
De typer av projekt som kräver formell ledning är de som producerar nya leveranser eller uppdaterar befintliga. Arbetet och teamen som är involverade i dessa projekt tenderar att vara mer komplexa än business-as-usual-initiativ, så förändringshantering och riskhantering bör ingå.
Satsa på bra projektledning
Projektledning är viktigt; utan en kultur som värdesätter det, kämpar företag med att hålla deadlines och agera inom sina budgetar. Processen att planera och genomföra komplexa projekt skulle vara kaotisk, och det skulle vara liten överensstämmelse mellan kvaliteten på leveranserna för varje projekt.
Att investera i effektiv projektledning eliminerar inte bara dessa problem, det kan öka en projektledares chanser att uppnå önskade resultat samtidigt som de hjälper dem att hålla sig i linje med intressenternas intressen.
Kärnområdena för projektledning
Det finns tre kärnområden att tänka på när man styr ett projekt:
- Omfattning
- Planering och leverans
- Rapportering och stängning
Varje område har flera komponenter som är kopplade till den delen av projektet.
Under scoping samlar projektledaren ihop alla element som behövs för att starta projektet. Detta involverar:
- Identifiera skälen till varför projektet är viktigt och presentera dessa skäl för potentiella intressenter
- Uppskattning av den tid och de resurser som krävs för att stödja projektet från början till slut och sedan jämföra det med den förväntade avkastningen på investeringen
- Säkra en budget för projektet
För planering och leverans, projektledare:
- Ta fram en projektplan som kartlägger hur projektet ska slutföras
- Tilldela uppgifter till projektleveransteam
- Identifiera och korrigera problem som flaskhalsar och avbrott som kan hindra de inblandade teamens prestation
- Se till att projektets framsteg är i linje med den ursprungliga planen
Det sista kärnområdet för projektledning är rapportering och avslutning. Många komponenter inom detta område pågår under hela projektet, såsom:
- Hantera och rapportera projektbudgeten till den verkställande ledningen
- Hantera intressenternas förväntningar genom god kommunikation
Den sista komponenten i detta kärnområde (och i projektet som helhet) är stängning. När målen har uppfyllts och det är lämpligt att göra det, avsluta projektet på ett kontrollerat sätt och ha ett obduktionsmöte – Agila utövare hänvisar till detta möte som en ”retrospektiv” – för att reflektera över vad som gick rätt … och fel.
Vad skiljer projektledning från annan ”ledning?”
Teamledare, avdelningschefer och projektledare har alla ett liknande uppdrag – att hjälpa team att nå sina mål och mål. Men projektledning skiljer sig faktiskt mycket från andra ledningsaktiviteter och kräver en annan kompetens. Varje projekt är olika, vilket kräver att projektledaren ständigt justerar sin strategi för att tillgodose de mål, resurser och tidsplan som varje projekt kräver.
Under årens lopp började organisationer förstå att projektledning inte är detsamma som andra förvaltningsmetoder. Detta banade väg för projektledning att bli ett ämne för träning och utbildning, och i slutändan en helt egen karriärväg.
Projektledning som disciplin
I takt med att projektledning växte till en egen disciplin, växte filosofin bakom det också. Detta ledde till grundandet av organisationer som Project Management Institute (PMI), som försöker standardisera delar av projektledning och skapa litteratur som projektledare kan använda för att informera sin beslutsprocess.
Ett av koncepten som kom ut ur detta var projektets livscykel. Ett projekts livscykel är uppdelad i fem processgrupper och varje grupp representerar en serie processer som måste ske inom den fasen. De fem fasgrupperna är:
1. Initiera
Den initiala processgruppen tittar på om ett projekt är giltigt eller inte. Om initiativet bedöms ha ett värde kommer projektet att godkännas formellt och en projektledare kommer att tilldelas för att övervaka strävan. Det är under denna fas som nyckelelementen i projektet definieras, såsom:
- De resurser som krävs
- Intressenter
- En kostnadsberäkning
- Risker och beroenden
- En projekttidslinje
2. Planering
Under denna fas av projektledning tas en handlingsplan fram för att stödja ditt projekt från början till slut. Allt från ditt projekts omfattning, till dess budget och viktiga milstolpar, bestäms under planeringsfasen. Det är då team samlas och när arbetet definieras genom en genomförandestrategi.
3. Utförande
Detta är den processgrupp där det mesta av handlingen sker. Team arbetar med sitt tilldelade arbete, medan projektledare ser till att uppgifterna går smidigt genom arbetsflödet och att alla parter samarbetar effektivt.
4. Övervakning och kontroll
Denna grupp är avsedd att identifiera och korrigera potentiella problem som kan äventyra framgången för ditt projekt. Några av processerna i denna fas inkluderar:
- Mäter framsteg
- Övervakning av variabler som kostnad och omfattning
- Identifiera nödvändiga korrigerande åtgärder för att hålla projektet på rätt spår
5. Stängning
Som den sista fasen av projektets livscykel avslutar den avslutande fasen projektet formellt. Denna fas inkluderar vanligtvis det obduktionsmöte som nämns ovan, där team och ledarskap kan granska projektet, titta på vad som gick smidigt, vad som gick fel och hur man undviker att göra liknande misstag framöver.
