I dessa tider av digitalisering är det viktigt att överföra affärs- och arbetsprocesser till webben, och därigenom möta människors önskemål om större organisation och flexibilitet. Oavsett om det är på jobbet, i skolan eller till och med i vardagen – digitala verktyg finns överallt nuförtiden.
Vad är digitala verktyg?
Digitala verktyg är i princip inget annat än verktyg som används för att förbättra samarbetet och olika affärsprocesser — digitalt förstås. Sådana verktyg är helt enkelt olika program och applikationer på datorn, laptopen, surfplattan eller smartphonen som förbättrar arbetsflödet.
Det finns många olika digitala verktyg, till exempel för att förbättra kommunikationen mellan kollegor och med affärspartners, för att strukturera den dagliga arbetsrutinen med olika program, och sådana verktyg används till och med i skolor idag — med tanke på den nuvarande tid vi alla lever i. Ovan alla, digitala verktyg kan:
- Förbättra teamkommunikation och samarbete;
- Optimera arbetsflödet;
- Öka flödet av information och kunskap inom företaget;
- Förenkla kundrelationer och affärsprocesser och göra dem mer transparenta;
- Förbättra självförvaltning och vardagligt arbetsliv.
Det finns så att säga olika verktyg för varje område i företag eller i vardagen, som blir allt viktigare i tider av digitalisering och liknande. Installerad som en app eller program på din smartphone eller bärbara dator kan du nu komma åt din data var som helst och flexibelt utföra ditt arbete – oavsett var du är. Även för lärande finns det nu digitala verktyg som hanterar webbplatser, artiklar eller litteratur åt dig, så att du enkelt kan komma åt dem.
I teorin kan du använda olika verktyg för alla dina uppgifter, men det finns även kompletta lösningar för den digitala arbetsplatsen som Microsoft Office 365 — som gör att du kan arbeta från vilken plats som helst och även samarbeta i olika projekt för att förbättra arbetsflödet.
Vad behöver jag tänka på när jag väljer digitala verktyg?
För att i slutändan välja rätt verktyg för dig eller företaget finns det fyra kriterier som bör uppfyllas.
1. Mobil användbarhet
Digitala verktyg ger förstås inget mervärde om de bara kan installeras och användas på en dator. I bästa fall bör programmen helst finnas tillgängliga som appar för smartphones, surfplattor och liknande, och åtkomst ska vara möjlig var som helst.
2. Kostnad
Många digitala verktyg eller kompletta verktygslådor finns numera till och med tillgängliga gratis eller för jämförelsevis lite pengar. De tider då man fick betala mycket pengar för sådana applikationer och program är nu också över med ökande digitalisering.
Använder du enbart programmen bör du givetvis hellre falla tillbaka på gratistjänsterna och testa lite tills du hittar rätt för dig. Ofta finns det också gratis provmånader där du kan sätta applikationen igenom dess takt. Men även stora företag kan få bra digitala verktyg för små pengar.
3. Användarvänlighet
Användbarheten av digitala verktyg spelar också en viktig roll. Vad hjälper det med ett digitalt verktyg som liknar en djungel och som ingen riktigt kan hitta eller vet hur man använder? Inte ens då är syftet med digitala verktyg nödvändigtvis uppfyllt. Ett strukturerat och enkelt användargränssnitt som leder till målet med bara några klick är viktigt för att säkerställa effektiviteten i arbetsprocesserna, och även göra detta verktyg tillgängligt för alla.
4. Molnbaserat
Att applikationerna är molnbaserade är särskilt viktigt för småföretagare och egenföretagare. Det innebär att applikationerna körs via leverantörernas servrar, vilket sparar kostnader å ena sidan och å andra sidan inte kräver IT-kunskaper för att använda sådana program.
Däremot bör stora företag eller företag som huvudsakligen arbetar med känslig data välja verktyg som kan täckas av den egna IT-infrastrukturen. Även om uppgifterna är i goda händer hos leverantörerna av de digitala verktygen, bör mycket känsligt innehåll snarare lagras på deras egna servrar.
Digitala verktyg förenklar inte bara ditt dagliga arbete, utan kan också strukturera din dag. Särskilt i tider av digitalisering har sådana digitala verktyg blivit oumbärliga. Ständigt i rörelse och ofta stressad är applikationer som att göra-listor, möteskalendrar och kommunikationstjänster enormt viktiga och möter behoven i ett ständigt föränderligt samhälle som är beroende av framsteg och teknik.
Att välja rätt verktyg och använda dem korrekt är viktigt för att verkligen dra nytta av sådana verktyg, antingen ensamma eller i ett team. För att verktygen ska tjäna sitt syfte bör de vara tydligt strukturerade, användarvänliga och mobila.
