Skapa en plan för att leda projekt
- Planera koncept och initieringsprocess
- Definition av projekt- och planeringsåtgärder
- Lansering och genomförande av planen
- Prestandautvärdering och elementkontroll
- Avsluta projekt och resultat
1. Planera konceptions- och initieringsprocess
2. Definition av projekt- och planeringsåtgärder
3. Lansering och genomförande av planen
När arbetet börjar med projektet träffar chefer gruppmedlemmar för att fördela resurser och uppgifter. Effektiva ledare känner till sitt teams styrkor och tilldelar roller till teammedlemmarna därefter. Teamet har en tydlig förståelse för vad de behöver åstadkomma, och chefer motiverar konsekvent sina team för framgång. Chefer definierar spårningssystem och schemalägger regelbundna möten för att utvärdera framstegen och göra justeringar vid behov.
4. Prestandautvärdering och elementkontroll
När projektet startar sker utvärderingar under hela projektets tidslinje. Chefer håller regelbundna möten med detaljerade agendor för att få feedback från teammedlemmar och bedöma hinder eller planera förändringar. Chefer tillämpar mätvärden som Key Performance Indicators (KPI:er) för att spåra mål och projektkvalitet. KPI:er spårar kostnader och projektprestanda inklusive teamets problemlösningseffektivitet.
5. Avslutning av projekt och resultat
När projektet är slutfört bedömer cheferna dess utveckling och de uppnådda målen. Prestationsutvärderingar hjälper till att vägleda framtida projekt och omdefiniera teamroller vid behov. I denna slutfas av projektet firar team segrar som att hålla projektet under budget eller att hålla deadlines tidigt. Chefer förbereder slutrapporter för den högsta ledningen och belönar sina team för ett väl utfört arbete.
6. Definiera mål
Det är absolut nödvändigt att se till att varje kollega som arbetar med projektet vet vad slutmålet är och vad som förväntas. Projektkraven måste definieras och förstås redan från början. Ett praktiskt sätt att göra detta är att skapa ett projektdefinitionsdokument, som i princip listar projektets dimensioner som sedan kan användas som referenspunkt av alla. Ämnen som skulle finnas med i detta dokument inkluderar:
- Projektöverblick
- Mål
- Beräknad kostnad och varaktighet
- Projektets omfattning
- Vem ska arbeta med projektet
- Antaganden och riskfaktorer
- Hur man ställer sig till projektet
7. Utveckla en genomtänkt plan
Det kan vara skrämmande när du först börjar med ett projekt och det verkar som att det finns så mycket som behöver göras. Ett bra sätt att tackla detta är att dela upp projektet i mindre, mer hanterbara uppgifter och sedan tilldela varje sektion till en gruppmedlem, så att alla vet vad de behöver göra. Du bör också inkludera tydliga milstolpar, för att hjälpa till att bedöma om projektet är på väg att lyckas eller om aspekter behöver finjusteras eller ändras. En annan faktor att ta hänsyn till i din plan är beräknade arbetstimmar och kostnader.
8. Skapa ett kommunikationsschema
Det är viktigt att du ser till att du är tillgänglig för hela ditt team, så att du kan hållas uppdaterad om alla framsteg samt hållas à jour med eventuella problem som kan dyka upp. Att penna i tid för antingen ett månads-, vecko- eller dagligt möte är också en briljant idé och håller alla fokuserade och på väg att nå slutmålen.
9. Mät framsteg ofta
Att hålla koll på alla aspekter av projektet och övervaka hur det utvecklas är viktigt för att se till att du slutför det i tid, inom budget och så att det uppfyller förväntningarna.
Nyckelegenskaper för en framstående projektledare
Insiktsfull: Du bör kunna förutse och avvärja eventuella problem eller problem som kan uppstå och potentiellt äventyra dina deadlines, budget eller projektframgång.
Organiserad: Att kunna prioritera när man står inför en lista med lika viktiga och konkurrerande ansvarsområden är en livsviktig färdighet, liksom förmågan att se helheten och analysera hur man kommer dit. Du bör också vara medveten om vad som inte behöver inkluderas i projektet, förstå begränsningarna, gränserna och omfattningen av vad du vill uppnå. Detta hjälper dig att planera bättre.
Naturlig ledare: Oavsett hur ojämn resan är för att få ditt projekt att slutföra, måste du fortfarande kunna motivera dina medarbetare och inspirera till förtroende inom ditt team. Som ledare kommer du också att fatta beslut utifrån teamfeedback; vara den största supportern till projektet och vara beredd att ta bort alla hinder som kan hindra framsteg.
Bra kommunikatör: För att uppgifter ska gå snabbt och framgångsrikt måste du kunna kommunicera väl med ditt team för att diskutera alla aspekter och vinklar av projektet. Du måste kunna använda e-postmeddelanden såväl som möten ansikte mot ansikte (oavsett om dessa är en till en eller gruppmöten) för att se till att varje kollega är på samma sida och vet vad deras roll är.
Att lita på och tro på ditt team är nyckeln, så se till att du har rätt personer som gör rätt uppgifter och att du får deras input.
Pragmatisk: Överanalysera inte varje steg innan du tar det, annars kommer du inte att göra några framsteg. Få jobbet gjort med de resurser du har tillgängliga för dig, tillhandahålla alla resurser och dokumentation som är möjlig.
Empatisk: Som teamchef litar du på dina anställda för övergripande projektframgång. Om du har förståelse för deras motiv och synpunkter är du naturligtvis bättre lämpad att ta itu med eventuella problem eller problem de kan ge upphov till. Du bör också överväga de möjligheter som detta projekt kan ge vissa anställda, och fundera på relaterad utbildning och kunskap som också kan tillhandahållas under uppdragets varaktighet.
En bra projektledare kommer att:
- Uppfylla mål
- Håll hög standard
- Hantera inom utsatt tid
- Håll utgifterna inom budget
- Håll dig till plan och ramarbete
- Skaffa relevant material
- Möta uppsatta milstolpar
Bästa praxis för att leda projekt
När du leder ett team är det viktigt att delegera ansvar och tilldela uppgifter för att hålla projektet enligt tidtabell och inom budgetbegränsningar. Överväg några metoder som effektiviserar processen, ökar kommunikationen och hjälper teamet att förverkliga sin potential.
Sätt kommunikationen först
Projektledare lyssnar på teamet och väger förslag eller problem. Chefer underlättar teamet genom att tillhandahålla verktyg, dokument eller mallar för att göra sitt jobb effektivt och självständigt. Projektledare hjälper team att utveckla sina kunskaper genom att tillhandahålla eller föreslå relaterad utbildning eller träning för framtida projekt.
Involvera hela teamet. Framgångsrika projekt samarbetar och team uppmuntras att dela idéer och ge feedback. Ledare som lyssnar på sina team skapar en motiverad miljö genom att känna igen bidrag och tillämpa förslag. Effektiva chefer strävar efter att hantera uppgifter och leda människor.
Hur hjälper projektledning ett företag?
Projektledning hjälper ett företag att förstå sina mål och utforma en plan för att nå sina mål eller förverkliga sin vision. Helst är projekt konstruerade med en väg i åtanke, och projektledning definierar hur verksamheten kommer att utföra varje steg.
- Anpassa strategier
- Skapa tydliga mål
- Tänk på realistiska möjligheter
- Definiera kostnader
- Kontrollera kvaliteten
- Hantera risker
- Övervaka kostnader och framsteg
- Analysera resultat, lär av misstag och planera för framgång
Vilka verktyg använder projektledare?
Projektledare kan använda ett brett utbud av verktyg för att kommunicera med team och mäta ett projekts framsteg, inklusive
- Dokument, kalkylblad och mallar: Inkluderar diagram, statistik, fillagring och redigering.
- Samarbetsverktyg: Exempel är e-post, textmeddelanden, sociala medier eller företagets intranät.
- Planerare: Exempel inkluderar kalendrar, tidslinjer, budgetar, scheman, delegering och arbetsflöden.
- Utvärderings- och mätverktyg: Exempel kan vara nyckeltal, resurshantering, riskhantering och rapportering.
- Projektledningsprogramvara: Dessa kan innehålla delar av ovanstående artiklar, allt på ett ställe.
