Projektorganisationsstruktur finns i branscher med mycket komplexa produktsystem, såsom flyg- eller vapenindustrin. I denna struktur väljs projektmedlemmar för sina speciella förmågor i ljuset av de mål som ska uppnås från olika funktionella avdelningar, nämligen produktion, ingenjörskonst, kvalitetskontroll, marknadsundersökningar och marknadsföring.
När projektet är avslutat upplöses denna grupp och personal återförs till sina ordinarie organisationsenheter.
Även om de ordinarie funktionsavdelningarna inte fungerar är det projektledaren som ansvarar för att projektet slutförs. Han eller hon specificerar vad som ska göras, när det ska göras och hur mycket av de tillgängliga resurserna som behövs.
Funktionscheferna bestämmer vilka i deras enheter som ska göra arbetet och hur det ska göras. Projektorganisationen är således en komplex struktur som underlättar samordningen och integrationen av många projektaktiviteter.
Befogenhet för projektledare i projektorganisation
Projektorganisation är känd som en rutnäts- eller matrisorganisation eftersom här kombineras vertikalt flöde av funktionell befogenhet och ansvar med det horisontella flödet av projektbefogenhet och ansvar.
Projektledaren fungerar som samordnare för all projektverksamhet och arbetet hos olika specialister utlånade av funktionsavdelningarna. Projektledaren har befogenhet över funktionscheferna vad gäller vad, när och hur mycket av aktiviteterna; funktionschefen bestämmer hur stödet ska ges och vem som ska ge stödet.
Typer av projektorganisationer
Det finns fyra typer av projektorganisationer:
- En enskild projektledare till vilken ingen är skyldig att rapportera;
- En enhetsprojektorganisation där chefen ges enhetshjälp med att schemalägga och samordna samt övervaka projektets medel;
- Ett intermixprojekt där vissa av de operativa funktionerna eller befintliga avdelningarna tilldelas projektet på heltid och andra förblir intakta; och
- den samlade organisation där all verksamhet och personal är tilldelad projektledaren.
Fördelar med projektorganisation
- Det är ett effektivt sätt att producera mycket komplexa produktsystem.
- Projektorganisation, baserad på teamkoncept, är det bästa sättet att få rätt saker gjorda på rätt sätt.
- I en turbulent miljö är sådan organisation att föredra för planering, genomförande och kontroll av kostnadsprojekt.
- Olika intressen konsolideras till ovanstående problem.
- Kreativiteten utvecklas genom interaktion med olika specialister.
- Det leder till utveckling av starkt lagarbete och team med identitet fullt ut med projektmål.
Nackdelar med projektorganisation
- En avsiktlig konflikt uppstår mellan projektansvarig och de befintliga avdelningscheferna på grund av överlappning av myndighetsdelegering.
- Vid slutet av projektet finns det stor sannolikhet för otrygghet i anställningen.
- Det finns alltid lurar och risk för överspecialisering under projektinblandning.
- Rotation från projekt till projekt minskar medarbetarnas lojalitet till föräldern
avdelning.
Mål för en projektorganisation
Det finns interaktioner mellan en företagsorganisation och en projektorganisation. Många företag arbetar med optimerade processer. De har lärt sig att göra samma saker så optimalt som möjligt med sin primära organisation. Men nya utmaningar kräver ofta en annan form av samarbete: ett projekt. Och för att projekt ska kunna genomföras framgångsrikt krävs lämpliga projektorganisationer.
Företag ”lånar ut” anställda och resurser (d.v.s. arbetsutrustning, material, maskiner) – vanligtvis inom en definierad tidsram – till projekt och förväntar sig att de ska uppnå olika mål:
- Användning av kompetens och synergier.
- Accelerationen och förbättringen av beslut.
- Minskningen av samordningsinsatsen.
- Ökningen av flexibiliteten.
Och naturligtvis uppnåendet av de definierade projektmålen i angiven kvalitet med de resurser som tillhandahålls inom avtalad tid.
Även om etableringen av en projektorganisation initialt orsakar ansträngningar och kostnader, hoppas ett företag – i de flesta fall – att projektet ska öka sin lönsamhet åtminstone på medellång sikt. Undantag är projekt som företag startar för att följa till exempel nya standarder och lagar. Men även dessa projekt, även om de är indirekta, bidrar idealiskt till förbättrad produktivitet och lönsamhet.
Typer och former av projektorganisationer
När det gäller den strukturella organisationen finns det olika typer och former av projektorganisation. Följande typer kan särskiljas:
- Intern företagsprojektorganisation
- Företagsövergripande projektorganisation
- Projektbolag
Den interna projektorganisationen är den vanligaste formen. Vanligtvis arbetar anställda från en eller flera avdelningar tillfälligt tillsammans i ett gemensamt projekt.
I företagsövergripande projektorganisationer arbetar anställda från olika företag tillsammans i partnerskap över företagsgränser.
Projektbolaget är en speciell typ av projektorganisation, eftersom det inte bara organisatoriskt, utan även juridiskt – och eventuellt även av ansvarsskäl – är skilt från företagsorganisationen. Det är alltså ett juridiskt självständigt företag, där de företag vars anställda aktivt deltar i det nya projektbolaget äger aktier.
Följande former av intern projektorganisation finns:
- personalorganisation eller personal- och linjeorganisation
- självständig eller ren projektorganisation
- matrisprojektorganisation
Var och en av dessa organisationsformer har fördelar och nackdelar. Skillnaderna ligger å ena sidan i miljön (är det ett internt projekt eller samarbetar olika företag), å andra sidan i de tekniska och disciplinära befogenheterna och projektledarnas målansvar.
I en personalorganisation (även känd som personallinje eller personal- och linjeorganisation) har projektledaren varken teknisk eller disciplinär befogenhet och har ofta inte ens en fast projektgrupp. Eftersom han eller hon ger råd till organisationen och i synnerhet ledningen kallas det även för en påverkansprojektorganisation.
Det används mest för ganska små okritiska projekt där många organisatoriska enheter berörs. Det är viktigt att ledningen, trots den förhållandevis låga prioritet, står bakom projektet. Annars kan projektet snabbt hamna på efterkälken på grund av bristande auktoritet hos projektledaren.
I autonom eller ren projektorganisation lämnar alla anställda sina ursprungliga avdelningar under hela projektets varaktighet för att ägna hela sin arbetstid åt projektet. Projektledaren har både teknisk och disciplinär behörighet att ge instruktioner och har fullt ansvar för målen.
Den rena projektorganisationen används ofta för stora, strategiskt viktiga eller tidskritiska, eventuellt också särskilt riskfyllda projekt. I teorin nämns ofta projektdeltagarnas höga identifiering som en fördel, men detta gäller endast om deltagandet i projektet är ”frivilligt”. Dessutom uppstår – beroende på projektets varaktighet – gång på gång problem med återintegrering av anställda i linjestrukturen.
Oftast kan matrisprojektorganisationen eller matrisorganisationen hittas i praktiken. I denna organisationsform stannar medarbetarna kvar på sina avdelningar och varje avdelningschef behåller sin disciplinbefogenhet. Projektledaren får – för den period som medarbetarna är verksamma för projektet – yrkesbefogenhet att ge instruktioner.
Enbart denna inställning resulterar i ett ökat behov av samordning och överenskommelse, särskilt eftersom projektet konkurrerar med linjeaktiviteter om tillgänglighet. I det här fallet är det till exempel lämpligt att ha en styrgrupp ”uppströms” och att lösa potentiella konflikter så neutralt som möjligt.
En särskild form av projektorganisation är linjeprojektorganisation, där ingen självständig organisatorisk enhet inrättas, eftersom de anställda redan tillhör en gemensam avdelning. Linjeprojektorganisation är därför särskilt lämplig för mindre projekt, särskilt eftersom det inte behövs experter från andra avdelningar eller områden för att genomföra projektet.
Vid en enskild orderorganisation tilldelar beställaren individuella, definierade kontrakt till projektentreprenörer. Beställaren ansvarar för projektet. I en konsortieorganisation bildar olika företag ett konsortium som bär gemensamt ansvar för projektet. Och i huvudentreprenörsorganisationen tar en totalentreprenör projektansvar och tilldelar enskilda projektkontrakt till underentreprenörer.
Projektledning i projektorganisationen
Om en projektorganisation förstås innebära ett projekts struktur och utformning, samt ett projekts planerade förlopp, finns det fortfarande en fråga obesvarad: Hur fungerar den egentliga projektledningen? Och svaret är: det beror på. Det beror bland annat på miljön och erfarenheterna hos de som är involverade i projektet, samt projektets ämne.
Exempel 1: Flera företag arbetar tillsammans i projektorganisationen. Det här är ett stort, komplicerat projekt. Deltagarna bestämmer sig för att använda V-Modell XT som processmodell, eftersom modellen kan både kund- och entreprenörsprojekt, den använder ett enhetligt språk och definierade dokument – de så kallade produkterna – som överlämnas till inblandade parter vid bestämda tidpunkter.
Exempel 2: Det är ett internt företagsprojekt i en komplex miljö. Ett flexibelt förhållningssätt krävs: Scrum med små iterationer, daglig koordinering av projektteamet, kontinuerligt utbyte av innehåll med intressenterna och användandet av nya insikter står i förgrunden.
Inramningen och de konkreta utmaningarna avgör därför inte bara projektorganisationen utan även formen för projektledning. Valet av förhållningssätt kräver därför erfarenhet, men också vilja att samarbeta och vilja att kommunicera.
