Vad är en projektledningsplan?
Projektledaren skapar projektledningsplanen efter input från projektteamet och nyckelintressenter. En projektledningsplan är ett formellt, godkänt dokument som definierar hur projektet genomförs, övervakas och kontrolleras.
Det kan vara en sammanfattning eller ett detaljerat dokument och kan innehålla baslinjer, underordnade förvaltningsplaner och andra planeringsdokument. Detta dokument används för att definiera tillvägagångssättet som projektteamet tar för att leverera den avsedda projektledningsomfattningen för projektet.
Allt eftersom arbetet fortskrider mäts projektets prestanda mot den resultatmätningsbas som ingår i projektledningsplanen.
Omfattningsbaslinjen, schemabaslinjen och kostnadsbaslinjen kallas gemensamt för resultatmätningsbaslinjen. Om det finns en avvikelse från baslinjen medan arbetet pågår, hanterar projektledaren dem genom att göra justeringar för att korrigera avvikelsen. Om dessa justeringar misslyckas med att korrigera avvikelserna, blir formella ändringsförfrågningar av baslinjerna nödvändiga.
Projektledare lägger ner mycket tid på att säkerställa att baslinjer uppnås, vilket säkerställer att projektsponsorn och organisationen får full nytta av sina projekt. Förutom korrekt planering ligger en projektledares förmågor också i att effektivt kontrollera projektet och säkerställa att projektleveranser kommer i tid – och att projektet slutförs enligt projektledningsplanen.
Vad används en projektledningsplan till?
Det finns inga genvägar till en grundlig förståelse av ditt projekt än genom ett välskrivet, välstrukturerat projektplansdokument.
Jämfört med projektstadgan, som är en strategi på hög nivå för programmet, bryter din projektledningsplan ner det högnivåperspektivet i den praktiska dagliga driften av ditt projekt, och tar upp allt du måste åstadkomma för att uppnå dina projektmål.
Allt från tidsramar till budgetar, resurser till leveranser och mer kommer att ritas ut i en komplett projektplan, som ger dig en färdplan över vad som behöver fixas som du kan använda för att hantera och analysera ditt projekt.
Vilka är komponenterna i en projektledningsplan?
En projektledningsplan är en samling av baslinjer och underordnade planer som inkluderar:
- Baslinjer för omfattning, schema och kostnad
- Ledningsplaner för omfattning, tidsplan, kostnad, kvalitet, mänskliga resurser, kommunikation, risk och upphandling
- Kravhanteringsplan
- Förändringsplan
- Konfigurationshanteringsplan
- Processförbättringsplan
Vikten av projektledningsplanering
Det finns en enorm mängd planering som ligger bakom varje framgångsrikt projekt. När du är projektledare har du mycket att komma ihåg hela tiden. Som ett resultat av din projektplan kommer du att veta exakt vad du ska koncentrera dig på i varje skede av projektet, var du ska fördela resurser och tid, samt vad du ska se upp med om saker och ting går över schemat eller över budget.
För att få ut det mesta av ett projekt måste du lägga ner mycket ansträngning i förväg för att skapa en projektplan som kommer att tjäna dig väl under hela projektets livslängd. Här är fem skäl till varför projektledningsplanering är viktigt.
Det fungerar som en startpunkt för ditt projekt
Din projektplan, baserad på den överenskomna omfattningen, tidsramen och budgeten, kommer att utvecklas i enlighet med den auktoriserade projektstadgan. Genom att ha dessa baslinjer på plats, specificerade och godkända av projektägaren kan du jämföra ditt projekts faktiska framsteg med hur det förväntades uppnås.
Detta är mycket fördelaktigt eftersom det gör att du snabbt kan bedöma om ditt projekt fortskrider enligt plan och, om det inte är det, vad som behöver göras för att åtgärda situationen.
Projektet är mer organiserat
Det finns inga larm eller överraskningar när ditt projekt skrivs ut i en tydlig projektplan. För att säkerställa att det inte finns något utrymme för missförstånd eller missförstånd, kommer din grundliga projektplan att beskriva alla deadlines och leveranser i detalj så att alla inblandade är medvetna om exakt vad som förväntas av dem.
Den fastställer projektets omfattning i detalj
En annan fördel med denna inriktning är att den förhindrar scope krypning. När projektplansdokumentet tydligt definierar intressenternas förväntningar och alla överenskomna resultat, är det lätt att identifiera när något är utanför räckvidden.
Dessutom gör det det enklare att hantera dessa frågor. Som ett resultat kan alla övertygas om vad de initialt förbundit sig till, och det råder ingen tvekan om vad som är (eller inte är) inom ramen för projektet, på grund av ett skriftligt kontrakt eller projektplaneringsblad.
Det ger effektivare projektledning
Att dela upp projektets arbete i lättsmälta delar som leveranser, mål eller uppgifter gör det mycket enklare att ta reda på vilka resurser du behöver för att få det gjort.
Återigen kan du ha börjat förklara detta i scope statement på en grundläggande nivå, men din projektledningsplan skulle vara där du blir mer specifik om hur du ska använda de resurser du har tillgängliga.
Det inger förtroende för din strävan
Projektsponsorer, intressenter och projektteamet (och, om du känner dig riktigt nere, till och med du själv) kan bli tröstade av att veta vart du är på väg och varför.
När du har ett projektplansdokument kan alla förstå hur din expertis som projektledare för fram projektets och organisationens mål i entydiga termer.
Saker du behöver veta innan du skriver en projektplan
Du måste veta dessa fem saker innan du börjar utveckla en projektplan.
Bestäm projektets baslinjer
Det första steget i att skapa en projektstrategi är att se till att du förstår grunderna. Börja med att fastställa projektets omfattning, tidslinje och kostnadsbaslinjer, eftersom dessa begränsningar kommer att diktera resten av din projektplanering.
Bortsett från projektstadgan är här platsen där du verkligen börjar kartlägga dessa baslinjer och upprätta tillförlitliga uppskattningar. Eftersom du kommer att jämföra dem med andra projekt för att se hur bra ditt är, var så specifik som möjligt.
Bestäm följderna av ditt projekts misslyckande att nå sina mål
Alternativt kan du fråga dig själv: vad måste hända först för att nästa steg ska vara möjligt? Genom att tidigt fastställa ditt projekts beroenden kan du bättre hantera dina tidtabeller, identifiera möjliga vägspärrar och minimera förseningar.
Välj nyckelspelare i åtagandet
Det kommer sannolikt att finnas ytterligare projektintressenter när du går igenom projektledningsplanen och går igenom varje steg mer djupgående än du identifierade under din intressentanalys.
Under denna tid bör du också överväga vilka intressenter som måste informeras och engageras i vilka skeden av projektet för att skapa en mer grundlig plan för hantering av intressenter.
Identifiera projektets nyckelmilstolpar
Vilka är de viktigaste tecknen på att ditt projekt går framåt? Ditt projekt kan delas upp i en serie mindre, mer hanterbara delar, var och en med ett tydligt uttalat mål. Detta håller teamet engagerat, gör att du kan fira dina framgångar och visar hur den övergripande utvecklingen går framåt.
Fastställ ansvaret för alla inblandade i situationen
Med en tydlig bild av arbetskraft och resurser som krävs kan du börja välja vem som ska göra vad. Varje objekt måste ha en utsedd ägare för att säkerställa att den är färdig.
Hur man gör en projektplan: En steg-för-steg-process
Börja med en mall på hög nivå för projektplanering
När det kommer till ditt företag, hur ser en projektplan ut? Att börja med befintliga resurser som du kan använda som referens, till exempel projektplanexempel eller projektplanmallar, är ett bra ställe att börja när du utvecklar en projektstrategi.
Använd de resurser som ditt företag ställer till förfogande, till exempel en mall på hög nivå för att planera projekt, ett arbetsblad för projektplanering, modellplaner eller en kalender för att förbereda projekt.
Efter det kan du ändra det för att passa ditt specifika projekts behov
Det finns många gratis mallar och exempel tillgängliga för att ge en hjälpande hand med din förberedelse, men kom ihåg att välja den rätta för din projekttyp när du använder en.
Din projektledningsplan bör anpassas till din projekttyp, typ av arbetsstyrka och specifika krav. IT-projektplaner för utrullning av ny utrustning kommer till exempel sannolikt att skilja sig från agila projektplaner, som i sin tur sannolikt kommer att skilja sig från mer omfattande strategiska projektplaner.
Gantt-diagram, uppgiftslistor och andra projektledningselement kan hjälpa dig att säkerställa att din plan är effektiv.
Få feedback från dina kunder, projektintressenter och teammedlemmar
En strategi skriven i ett vakuum är mindre sannolikt att få det stöd den behöver när det är dags. Dina intressenter kommer att känna sig mer involverade i projektplaneringsprocessen om du inkluderar dem, och det skapar förutsättningar för en integrerad teamatmosfär som kommer att gynna ditt projekt.
Se till att du samlar feedback från projektets ledande karaktärer när du upprättar en projektplan, oavsett om det är ett planeringsmöte, en brainstormingsession eller en en-till-en-intervju. Och som en extra förmån? Det är en utmärkt chans för dig att fortsätta skapa kontakter med nyckelintressenter som du började utveckla genom hela intressent- och projektstadgan och analysen.
Eventuell tidigare projektledningsplanering du har gjort bör inkluderas
Om du redan har slutfört steg 1-5 av projektplaneringen bör du inkludera resultaten av dessa steg i din projektledningsplan, såväl som all forskning du har gjort fram till denna punkt.
Project Management Institutes Project Management Body of Knowledge Guide and Standards rekommenderar följande strategier för din projektledningsplan:
- Plan för scope management
- Plan för hantering av krav
- En strategi för tidshantering
- En kostnadsbesparingsstrategi
- Planera för kvalitetskontroll
- En strategi för att hantera resurser
- En strategi för att hantera kommunikation.
- En strategi för riskhantering
- Upphandlingsstrategin
- Uppsökande strategi för intressenter
Medan PMBOK föreslår att dessa 10 strategier implementeras som en baslinje, kanske du upptäcker att olika projekt behöver olika metoder.
Vart och ett av dessa områden bör täckas någon gång i din projektledningsplanering, även om de inte är heltäckande dokumenterade.
